среда, 12 февраля 2014 г.

Организуй это! Проект организации личных и финансовых документов

Как организовать дома хранение документов

Процесс организации своих документов я начала с выбора способа их организации и хранения. Для начала определите: как часто и с какой периодичностью Вам необходим доступ к таким документам. Если Вы обращаетесь к ним хотя бы раз в месяц, необходимо обеспечить достаточно простой доступ, поэтому архивные короба и боксы (полностью закрытые, предназначенные именно для архивации и длительного хранения) для организации документов ежедневного использования не слишком подходят.

Сейчас для хранения документов (в первую очередь для использования в офисах) существует огромное количество самых разнообразных решений.

Есть достаточно дорогие решения, такие как пластиковые боксы-органайзеры:
Как хранить личные и финансовые документы
Конечно они очень практичные и удобные, прослужат Вам долгие годы, но и стоимость их составляет 1500-2000 рублей/бокс.

Есть чуть более демократичные решения с подвесными папками, например, вот такие:

Организация документов
Короб архивный Fellowes FS-01810 R-Kive System
Такие стоят у нас в Питере в Метрике 260-380 рублей. Я думаю впоследующем я воспользуюсь именно таким альтернативным вариантом.

Но я покажу Вам наверное один из самых бюджетных и доступных каждому вариантов для организации личных и финансовых документов.

В качестве короба для хранения я купила коробку ПАППИС в ИКЕА, стоимостью 39 рублей/шт. Аналогичные продаются в любых хозяйственных магазинах, главное подобрать удобный размер.

Как организовать дома хранение документов

Коробку я обклею упаковочной бумагой, чтобы придать ей более эстетичный вид:

Украшаем коробку для хранения

Сначала я собрала коробку, отметила на ней те части, которые будут снаружи, приложила, обвела и вырезала по контуру:

Как обклеить коробку упаковочной бумагой

После этого просто обклеила бумагой коробку. Вот, что у меня получилось:

Украшаем коробку для хранения

Внутри коробка осталась такой, какой и была изначально:
Как обклеить коробку упаковочной бумагой

Итак, подготовительный шаг завершен, теперь перейдем непосредственно к организации документов.

Сначала я разделила все документы на несколько крупных категорий, внутри которых на более мелкие.  В итоге у Вас должны получиться примерно следующие категории:

1). Личные и персональные документы
  • Свидетельства о рождении, браке, паспорта, военный билет и тому подобные документы
  • Документы об образовании (аттестаты, дипломы, различные свидетельства и сертификаты о прохождении различных курсов и т.д.)
  • Страховые медицинские полисы (например, ОМС и ДМС, договоры);
  • Персональные налоговые и аналогичные документы (ИНН, СНИЛС и т.д.).
  • Документы на управление транспортными средствами (конечно водительское удостоверение Вы носите с собой, но вот различные документы об окончании автошколы, медицинские справки и пр. нужно хранить, чтобы иметь возможность переполучить права в дальнейшем).
2). Документы на недвижимое имущество
  • Первичные документы по объекту недвижимости (договор купли-продажи, свидетельство о гос. регистрации, технические/кадастровые паспорта и т.д.);
  • Кредитные документы (если недвижимость приобретена в ипотеку (ипотечный договор, графики платежей, квитанции об уплате и т.д.)
  • Страхование недвижимого имущества (договор страхования, квитанции об уплате страховых взносов и т.д.)
  • Договоры на различные коммунальные услуги (электричество, коммунальные платежи, интернет, телевидение и т.д.).
3). Документы на транспортные средства
  • Например, на машину (ПТС, документы на покупку, кредитный договор, квитанции, документы на ремонт машины, документы на страховку (КАСКО) и т.д.)
4). Налоговые документы
  • Налоговые декларации
  • Документы о подаче / отправке налоговых деклараций;
  • Квитанции об уплате налогов
5). Банковские документы
  • Договоры на открытие различных счетов в банках (и аналогичные).
6). Работа
  • Трудовые договоры
  • Приказы и т.п.
Ну и еще у меня образовалась отдельная папочка с различными копиями документов. Основное деление на более мелкие категории у меня получилось исключительно по количеству документов. Если документов не очень много, я объединяла их с аналогичными документами в группе. Если документов много, они откладывались в отдельную стопку. Разделите сначала документы на стопки по крупным категориям, и если стопка получилась увесистой - делите документы на подкатегории внутри. Также оговорюсь, что я храню только актуальные документы и ежегодно документы за прошлый год перекладываю в отдельную папку, в которой храню архив.

Организация документов

Как организовать дома хранение документов

Итак, когда Вы разложили документы по стопочкам согласно выбранным категориям, их необходимо отделить друг от друга. Для этого я использовала прозрачные файлы для деления документов подкатегорий и папки на кнопках для хранения документов крупных категорий.

Организация документов

После раскладывания документов по прозрачным пластиковым конвертам, на каждый такой конверт я приклеила наклейку с обозначением того, что лежит внутри каждой папки. Я воспользовалась вот этими. Скачать этикетки можно на сайте Better Homes and Garden (в формате pdf).
Скачать наклейки на папки
BHG: File Folders
Я распечатала их на ч/б принтере на цветных самоклеящихся листах, вырезала и наклеила на папки.

Как хранить документы

Организация документов

После того, как все документы разложены, а конверты промаркированы, складываем их в коробку для хранения:

Как хранить документы

Организация документов

Как хранить документы

На коробку я тоже наклеила этикетку с обозначением, что внутри. Конечно я знаю, что у меня лежит в этой коробке. Но у меня довольно часто бывают ситуации, когда мне звонит муж и спрашивает, а где то или это. И я могу легко объяснить, какую дверцу и какого шкафа он должен открыть, и что необходимые документы лежат в коробке с надписью "Документы" :))) А сам документ в конверте на котором написано...

Организация документов

Наклейки на коробку для хранения

Удачной организации!





Комментариев нет:

Отправить комментарий

Похожие сообщения: