четверг, 6 марта 2014 г.

Основы организации контактной информации: семейные желтые страницы.

 

Давайте поговорим о создании простой адресной книги и организации контактной информации, касающейся контактов друзей, родных, членов семьи, сервисных и медицинских компаний, а также телефонов экстренных служб, которые необходимы Вам и Вашей семье. 

Организация контактной информации

фото: mackenziehoran.com

Мы постоянно находимся в поиске нужной информации. Если когда-то телефонный справочник - это была небольшая книжка с телефонами, то теперь с развитием интернета, расширением сервисных служб, способов и средств связи, контактные данные - это огромный массив информации. Кроме того, существует довольно много разных данных, к которым мы вынуждены возвращаться неоднократно, помногу раз.

Мы хотим и должны иметь возможность быстро связаться с друзьями, членами своей семьи, в момент, когда хотим поговорить с ними или написать им без особых затрат времени.

Кроме того, мы периодически можем нуждаться в такой информации как телефоны любимого парикмахера, интернет-провайдера или автомобильной мастерской. И не стоит перегружать свой мозг информацией о названии магазина, где Вы заказывали в прошлом году торт на день рождения своего ребенка.

Наконец, в реальных чрезвычайных условиях, Вы должны иметь возможность быстро найти информацию о телефонах аварийных служб, ведь такая информация должна быть всегда под рукой, т.к. придется действовать очень быстро.

Поэтому давайте займемся организацией системы сбора контактной информации, систематизируем эту информацию для легкого и быстрого доступа к ней, с целью упростить поиск такой информации, а заодно и сделать нашу жизнь легче.


Шаг № 1: Решите, как Вы будете хранить Контактную информацию (на бумаге, в электронном виде или с использованием гибридного варианта (и на бумаге, и в электронном виде).

фото: http://www.tudorspan.com/

Прежде чем Вы начнете организацию своей контактной информации, Вы должны решить, как Вы собираетесь организовывать и хранить всю эту информацию.

Есть три основных способа хранения контактной информации:
  • Хранение информации в электронном виде, на компьютере, планшете или смартфоне;
  • На бумаге;
  • Гибридный метод, когда часть информации Вы все-таки дополнительно помимо электронного вида сохраняете в т.ч. и на бумажном носителе.

Мне нравится гибридный метод. Основные телефоны находятся у меня в телефонной книге мобильного телефона, контактные адреса электронной почте в адресной книге почтовой программы, но дополнительно некоторую информацию я предпочитаю дублировать на бумаге.

Конечно хранение информации в электронном виде гораздо проще, ведь электронные адреса или телефоны часто меняются и изменить такую информацию гораздо проще, использую телефон или компьютер. Но телефон может потеряться, а компьютер сломаться. И даже если Вы регулярно архивируете, копируете и дублируете информацию (завидую тем, кому удается делать это регулярно), все-таки я рекомендую очень важные телефоны записать на более надежный способ - на бумагу.


Определяясь со способом хранения информации, помните, что Ваша адресная книга должна сделать Вашу жизнь легче, а не наоборот.



Шаг № 2: Создайте простую адресную книгу с основной контактной информацией

Следующим шагом в решении проблемы организации хранения контактной информации является система сбора и организации такой информации.

Какой бы способ хранения информации Вы не выбрали (электронный вид или на бумаге), это полностью Ваше дело. Но если Вы принимаете решение использовать исключительно или дополнительно к электронным - бумажные носители для хранения контактных данных, Вы можете воспользоваться предлагаемым мной шаблоном, который можно поместить в Домашний органайзер в качестве дополнительного раздела.




Помните, что мало просто один раз ввести контактную информацию, Ваша система организации должна определять регулярность изменения этой информации. Вы можете менять эту информацию по мере ее поступления или с определенной периодичностью, главное делать это регулярно. Не оставляйте никогда на потом, сказав себе, что сделаете это позже. Сейчас и только сейчас, в строго определенное Вами время.

Информацию, которую Вы храните, я рекомендую разделить на категории. В шагах 3 - 6 мы создадим несколько таких основных таких категорий.

Шаг №3: Создайте легкодоступный бумажный список для важной контактной информации

Создайте список важной контактной информации. Этот список можно поместить в Вашу сумочку, если он необходим Вам довольно часто. Включите в этот список самую важную информацию, это могут быть рабочие телефоны Вашего мужа или других членов семьи, телефоны детского  педиатра, стоматолога или даже юриста. При необходимости Вы можете разбить эти списки на категории, в зависимости от жизненных обстоятельств.



Шаг № 4: Создайте чрезвычайный список контактов, доступный всем членам Вашей семьи в семейном Командном центре или другом возможном быстром и свободном доступе

Запишите все телефоны экстренных служб для самого быстрого доступа на все возможные случаи, которые могут возникнуть. Это службы газа, аварийные службы, телефоны службы спасения (полиция, скорая помощь и пожарная служба), зубной врач, ветеринар и другие экстренные контакты.

Поместите этот список на видное место в Вашем доме, чтобы его могли легко найти все члены Вашей семьи.


Шаг № 5: Создайте список контактной информации на случай, если Ваш кошелек или сумка будет украдена.

К сожалению, случается разное. Поэтому будьте предусмотрительны и создайте список на случай, если такое случится. Это телефоны, по которым Вы должны будете позвонить, чтобы заблокировать свои банковские и кредитные карты, важная информация о Ваших удостоверениях личности (паспорте, водительском удостоверении), чтобы их не могли использовать.

Шаг 6: Создайте список деловых контактов или организованную коллекцию визитных карточек для часто используемых поставщиков услуг

Наконец, последним шагом в создании Желтых семейных страниц будет список деловых контактов поставщиков услуг и товаров, которыми Вы чаще всего пользуетесь: это водопроводчики, сантехники, авто-сервисы, авто-мойки, возможно даже часто посещаемые интернет-магазины или другая аналогичная контактная информация.

Если Вы думаете, что через несколько лет вспомните, в какую компанию обращались за теми или иными услугами, не обманывайте себя, не вспомните. Поэтому не пытайтесь держать всю эту информацию у себя в голове. Просто собирайте визитные карточки или записывайте нужные Вам телефоны. Они всегда будут легко и быстро доступными при каждом необходимом случае.

Для всех этих типов контактной информации Вы можете использовать шаблон хранения контактной информации, который я разместила для скачивания в шаге № 2.


Поделитесь со мной своими мыслями и идеями о том, как Вы храните различную контактную информацию, как часто ее обновляете, какие программы для ее хранения используете.



Удачной организации!

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Похожие сообщения: