вторник, 11 марта 2014 г.

Основы организации домашнего центра входящих документов

фото: goodhousekeeping.com
Еще одной проблемой в организации бумаг и документов является почта (а также другие документы, которые Вы приносите с собой, в т.ч. с работы). Конечно в нынешний век интернета стоит говорить о почти полном решении этой проблемы, т.к. бумажной почтой мы практически перестали пользоваться. Но так или иначе, мы до сих пор получаем ежемесячно счета за квартиру и электричество, налоговые уведомления с квитанциями об уплате налогов, рекламные листовки, в конце концов.
Бумажный беспорядок отнимает очень много нашего времени и энергии.
Поэтому если Вы, конечно, еще не до конца перешли к электронному виду всех этих документов, и вся корреспонденция проделывает в Вашем доме только один путь: от почтового ящика до мусорного ведра, стоит хоть и не в глобальных масштабах, но организовать приносимую в Ваш дом почту, а также другие самые различные бумажные документы, которые Вы приносите с собой в дом.



Организация домашнего почтового центра


Отслеживание почтовой корреспонденции и документов, которую Вы получаете в течение недели, требует создания определенной системы и порядка. Только тогда эти бумаги не будут скапливаться в прихожей или на кухне.

Как только Вы определитесь какие документы Вы будете хранить, как долго и определите места для их хранения, кучи перестанут скапливаться, а ежедневный или еженедельный разбор этих бумаг займет у Вас минуты.

Итак,  с чего начать..




Шаг № 1: Определите место в Вашем доме, где Вы будете обрабатывать и сортировать всю поступающую бумажную документацию

фото: www.huffingtonpost.com

Первым шагом в создании системы организации и хранения входящих документов - это выбрать место в Вашем доме, куда Вы будете помещать всю поступающую корреспонденцию, а затем обрабатывать ее на регулярной основе.

Нет каких-либо неправильных решений на этот счет, выбор зависит исключительно от Вас. Начните с того, что взгляните, куда Вы и члены Вашей семьи складываете приносимые в дом почту и бумаги. На столик в прихожей, на кухонный стол или прямо рядом с дверью? Подумайте также, где Вам удобнее всего разбирать эти документы: ближе к Вашему рабочему столу (домашнему офису), где хранятся основные папки, в которые в итоге эти документы попадут или прямо там, где эти документы скапливаются?

Все дома устроены по-разному и только Вы можете выбрать место, которое бы устроило Вас в первую очередь, чтобы создать свой домашний почтовый органайзер и как он будет выглядеть.

Обратите только внимание, что для сортировки документов Вам потребуется небольшой участок открытого пространства, чтобы разделить поступающие документы на категории и разложить их на хранение в необходимые места или выбросить.

Выбирая место, также попробуйте учесть привычки членов Вашей семьи, которые приносят с собой бумажные документы. Если Вы определите это место и члены Вашей семьи также будут складывать приносимые в дом бумаги именно туда, Вы решите разом половину проблемы. Поэтому Ваши домашние также должны согласиться на Вашу систему, одобрить Ваш выбор и выработать в себе привычку складывать приносимые документы именно в это определенное место.




Шаг № 2. Определите способы временного хранения входящих документов

фото: www.etsy.com

Следующим шагом в решении проблемы организации входящих документов будет определить способ временного хранения, а возможно даже сразу и решить проблему и с сортировкой бумаг, если место Вашего хранения будет с разделителями, документов немного, а Вы сможете сортировать бумаги сразу по поступлении.
фото: organizeit.com
Как организовать и с помощью чего - также решать Вам. Место хранения документов может быть отдельным файлами или ведрами, ящиками в Вашей прихожей или даже частью Вашего домашнего командного центра. Главное, чтобы Вы с определенной периодичностью разбирали эти документы и они не оставались в Вашем доме ни секундой дольше.

К месту временного хранения входящих документов, особенно, если это место является частью Вашего домашнего офиса или командного центра, могут быть добавлены также на Ваше усмотрение:
  • Ручки, маркеры, карандаши;
  • Марки (если Вы отправляете до сих пор обычную почту);
  • Степлер;
  • Ножницы;
  • Бумажных скотч;
  • Скрепки;
  • Небольшой калькулятор;Адресная книга и другая контактная информация
  • Семейный календарь
  • Компьютер (при необходимости).
Многие люди предпочитают хранить входящие документы вместе с ключами прямо на стене в прихожей, другие наоборот любят различные органайзеры, которые размещают на кухне или в домашнем офисе.

фото: organizeit.com




Шаг № 3: Создайте привычку складывать в определенное Вами место и регулярно разбирать (сортировать) входящие документы


фото: www.organizeit.com

Как только Вы создали свой домашний почтовый центр в определенном Вами месте, теперь необходимо завести привычку использовать его регулярно.

В зависимости от количества поступающих документов, определите, с какой частотой Вам необходимо ее разбирать (ежедневно, еженедельно).

С выбранной Вами периодичностью Вы должны забирать из временного места хранения документов все документы и сортировать их, выбрасывая или раскладывая в постоянные места хранения.

Взяв в руки каждую бумажку, Вы должны сделать выбор.

Выбор № 1: Это мусор, выбросите его.

Мой самый любимый выбор. Если этот документ действительно мусор, не думайте, сразу выбрасывайте. Не храните дома вещи, в которых Вы не нуждаетесь. Они должны покидать Ваш дом ежедневно вместе с мусорным пакетом.  Не храните их ни секунды дольше, чем это необходимо.

Выбор 2: Передать кому-то.

Вполне возможно Вы будете натыкаться на документы, которые вообще могут не являться Вашими. Так, я уже несколько лет постоянно нахожу в своем почтовом ящике письма, адресованные бывшим владельцам квартиры и периодически они их забирают. Поэтому я вынуждена их хранить и разбирать.

Поэтому вполне вероятно, что также как и мне Вам понадобится определить место для хранения таких документов.

Кроме того, если Вы любите принести работу домой, то Вам потребуется также и унести такие документы обратно. Определите место для таких бумаг, но постарайтесь не хранить свою работу дома слишком долго.

Выбор 3: Информация, не нужная Вам прямо сейчас, но которую необходимо сохранить на будущее

Если Вы не нуждаетесь в чем-то прямо сейчас, но впоследствии Вам это понадобится. Например, Вы собираетесь затеять ремонт и принесли с собой каталог из ближайшего магазина со скидочными предложениями на следующий месяц.


Выбор 4: Убрать на место хранения важные и нужные документы

Это такие документы, как счета, приглашения, страховые полисы и тому подобные бумаги. Старайтесь разбирать их и складывать в места, которые Вы также определили заранее.

Если Ваш выбор - разбирать такие документы на ежедневной основе, заведите себе правило тратить ежедневно 2 минуты Вашего свободного времени, чтобы разобрать все входящие документы как только Вы принесли их домой. Возможно это будет даже самым первым делом, которое Вы сделаете, как только закроете за собой входную дверь.

Поставьте таймер и сложите все полученные за сегодняшний день счета в место их хранения, так, например, я храню их в своем Финансовом органайзере. 
Если Вы получили какие-то приглашения или принесли домой приобретенные билеты в театр, занесите сразу в семейный календарь даты и уберите билеты в определенное место.


Если почты очень много, то по крайней мере рассортируйте ее на несколько категорий, а затем отнесите в Ваш домашний офис или командный центр, где разберете все документы более детально. Если Вы сделали такой выбор, просмотрите комментарии к следующему шагу.





Шаг № 4: Определите конкретные дни сортировки входящих документов и внесите их в свой ежедневник

фото: http://re-scape.com/interiors/


Возьмите свой ежедневник, домашний органайзер или планнер и подумайте, с какой периодичностью Вы будете разбирать документы. Если входящих документов не очень много, попробуйте определить хотя бы 1 день в неделю, чтобы разбирать эти документы, потому что на мой взгляд, месяц - это слишком много, да к тому же, Вы тогда просто можете забыть оплатить необходимые счета, а документов за месяц может накопиться все же больше, чем Вы можете себе представить.



Шаг № 5: Пробегитесь по всему дому и соберите любую входящую корреспонденцию, которая скопилась ранее

фото: http://www.womansday.com

Наконец, пробегитесь прямо сейчас по всему дому, соберите счета, почту, чеки, доберитесь до своей сумки и кошелька, карманов пальто и брюк своего мужа.


Поставьте таймер и потратьте на сбор всех документов 15 минут. 

Если документов слишком много, то попробуйте рассортировать их следующим образом:
  • Если документам меньше месяца, рассортируйте их, как рассказано в шаге № 3.
  • Если же документам больше месяца и их очень много, сложите их в отдельную коробку, затем определите время, например, на следующей неделе, когда Вы разберете эти документы.

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Похожие сообщения: