среда, 19 марта 2014 г.

Основы организации платежных документов (счетов и квитанций)


Целью организации финансовых документов, в частности, счетов, чеков и квитанций является своевременная оплата по ним, контроль за произведенными платежами, а также учет расходов с целью планирования семейного бюджета. Кроме того, при необходимости, Вы должны иметь возможность найти платежные документы достаточно быстро, чтобы просмотреть, изучить или сослаться на них, а также сохранить на определенное время, прежде чем выбросить.

Чуть ранее, я выкладывала шаблоны для организации своих финансов с помощью Домашнего органайзера. Сейчас я хочу остановиться чуть более подробно на том, зачем они нужны и как их использовать.


Организация платежных документов (счетов и квитанций)

Почему-то я сомневаюсь, что оплата счетов находится в Вашем списке любимых вещей :), но их оплата  - факт нашей жизни, которого никак не избежать.

Кроме того, в случае несвоевременной оплаты счетов нам грозят совершенно реальные финансовые санкции за нарушение сроков. Помимо этого, нам приходится хранить документы, подтверждающие факт оплаты, чтобы при необходимости доказать, что счет был оплачен и оплачен своевременно.

Поэтому целью организации платежных документов является создание системы в доме и в нашей жизни, чтобы сделать выполнение этого задачи максимально эффективной.

Эта система должна помочь Вам избежать штрафов за не оплату или несвоевременную оплату счетов, а также перестать волноваться о том, что что-то было не сделано, какие-то счета потеряны или не были оплачены. Поверьте, лучше волноваться и заботиться о более приятных вещах в нашей жизни.



 Шаг № 1: Соберите все неоплаченные счета в одно место в Вашем доме



Причиной, по которой необходимо собрать все счета и квитанции в одном месте, является контроль за их оплатой. И чтобы не потратить это время зря, все Ваши финансовые документы должны быть вместе, только тогда Вы не будете тратить кучу времени на то, чтобы вместо планирования и осуществления платежей, заниматься поиском квитанций и чеков.

Как только Вы получили счет или квитанцию, сложите их в одно заранее определенное Вами место:



Так Вы всегда будете знать, где находятся Ваши счета и квитанции, которые необходимо оплатить.




Шаг № 2: Создайте свое расписание оплаты счетов


Следующим шагом в решении проблемы организации платежных документов является составление расписания оплаты.




Зачем вообще это расписание необходимо? 

Есть несколько причин создать его.


Независимо от того, в какие дни Вы получаете заработную плату или иные доходы,  счета приходят нам в разные дни на протяжении всего месяца. У них разные сроки оплаты, и кроме того, с каким-либо другим расписанием и Вашими планами эти сроки вряд ли совпадают. Поэтому, если Вы будете разбирать и оплачивать счета еженедельно, Вы будете уверены, что не пропустите срок оплаты.

Определите хотя бы один день в неделю, в который Вы будете заниматься счетами. Вам нужно будет разобрать поступившие счета за неделю, произвести оплаты по тем, срок оплаты по которым уже наступил, и убрать их для дальнейшего хранения. Кроме того, если произошло изменение стоимости каких-либо ежемесячных услуг (к примеру, коммунальных платежей), занесите сразу эту информацию в свой бюджет на следующий месяц.



Почему планировать и осуществлять оплату счетов желательно на еженедельной основе и почему еженедельное расписание лучше всего. 

Если Вы будете заниматься счетами реже, Вы рискуете пропустить срок оплаты каких-то счетов, что может повлечь за собой проблемы и штрафы.

Гораздо проще заниматься счетами один раз в неделю, создав привычку делать это регулярно и попытаться сохранить эту привычку на долгие годы.

Попробуйте определить какой-то конкретный день в неделю, когда Вы будете оплачивать и разбирать счета.

Во время этого еженедельного занятия Вы можете также постараться решить и другие финансовые задачи. Например, разбирать сохранившиеся чеки за неделю и заносить все расходы в ежемесячный лист контроля расходов или поработать над семейным бюджетом, чтобы сбалансировать доходы и расходы. Просмотрите выписки по банковским картам, составьте план меню на следующую неделю, занесите данные в семейный календарь.  Пусть один день в неделю будет посвящен у Вас такой бумажной работе, которую необходимо делать на еженедельной основе.

Чтобы Ваша бумажная работа не отнимала у Вас много времени, помогите себе. Есть платежи, даты осуществления которых известны заранее или Вы должны оплачивать такие счета с заранее определенной четко установленной (законом или договором) периодичностью. Такой регулярностью отличаются налоги, платежи за коммунальные услуги, телевидение, телефон, интернет, электричество и тому подобные услуги. Кроме того, Вы должно быть помните, когда у Вас заканчивается срок действия страховых полисов или в какой день и какого месяца Вы должны оплатить платежи по кредиту или заплатить налоги. Если Вы владелец машины, то у Вас будут ежегодные расходы на ОСАГО и/или КАСКО, а также расходы на ежегодное прохождение технического осмотра и диагностики. Взгляните на свой бюджет и выделите такие регулярные платежи.


Занесите все эти ежемесячно или ежегодно повторяющиеся платежи для контроля за их осуществлением в Лист отслеживания оплаты счетов:

Домашняя бухгалтерия. Организация счетов и купонов




Как мы уже обсуждали ранее, основной целью еженедельной финансовой бумажной работы является своевременная оплата счетов. Поэтому Вы сами определяете, как Вам удобнее всего напоминать себе о необходимости их оплаты. Вы можете даже сделать эту задачу частью Вашего семейного календаря, отметив ежемесячные платежи прямо на календаре. Выделите также 1 день раз в неделю, в который Вы будете заниматься планированием. Как Вам будет удобнее.

Планирование домашнего бюджета

После того, как Вы определили все регулярные платежи, которые осуществляете, запишите в Лист отслеживания оплаты счетов или отметьте в календаре крайние сроки их оплаты. Озаботьтесь заранее получением квитанций для оплаты, ведь, к сожалению, и они не всегда приходят вовремя.

Если срок платежа наступает на следующей неделе, не откладывайте, оплатите этот счет на этой неделе в день, который Вы определили для оплаты счетов. Отметьте в листе контроля оплаты счетов факт оплаты.

Не забывайте сохранять квитанции об оплате, а в случае оплаты счетов через интернет хранить подтверждение платежа в электронном или бумажном виде. В случае, если возникнут какие-либо недопонимания в отношение платежа, Вы всегда сможете найти эти документы и сослаться на них.






Если Вы выбрали в качестве способа оплаты автоматическое списание платежей с банковского счета или оплачиваете счета через Интернет, это не значит, что Вы должны отказаться от контроля за их осуществлением точно также, как если бы Вы оплачивали бумажные счета через тот же Сбербанк, получив их по почте.

Конечно у оплаты счетов онлайн есть много преимуществ. Вам не нужно ждать поступления бумажных счетов, хранить дополнительные бумаги, т.к. можно делать все это в электронном виде.

Однако обработка платежей онлайн имеет и свои минусы. Вы все равно должны проконтролировать наличие денежных средств на Вашем счете перед автоматическим списанием денег, т.к. в случае недостаточности средств банк не сможем провести их списание.

При самостоятельной оплате, например, через интернет или через платежный терминал могут возникнуть технические проблемы (как с работой самой системы оплаты, так и с сохранением или распечатыванием отчета о совершенном платеже).

Поэтому даже если Вы осуществляете оплату платежей онлайн, не снимайте с себя ответственность за планирование этих платежей, их последующую проверку, обработку и анализ. Вы всегда должны знать, что система работает как нужно.

Например, во время Вашей еженедельной работы с документами, удостоверьтесь, что платежи за прошедшую неделю были осуществлены надлежащим образом, распечатайте или сохраните на компьютере платежные документы или банковские выписки (при необходимости).


Ваша еженедельная работа с платежными документами должна включать, например, выполнение следующего:
  • Удостоверьтесь, что на Вашем счете достаточно денежных средств;
  • Отследите и проверьте работоспособность и действительность всех автоматических платежей, которые будут осуществлены на предстоящей неделе;
  • При самостоятельной оплате онлайн - проверьте заранее наличие счетов и квитанций для оплаты, а также действительность электронных ключей (они имеют срок действия);
  • Проверьте, не пропустили ли Вы какую-либо квитанцию или счет, которые могли быть отправлены Вам по почте (если Вы не можете получить эти документы через Интернет), сверьтесь с расписанием оплаты счетов;
  • Оплатите необходимые счета, срок оплаты которых подходит на следующей неделе;
  • Распечатайте или иным образом сохраните документы, подтверждающие факт оплаты;
  • Отметьте в Домашнем финансовом органайзере дату и факт оплаты соответствующего платежа.



Шаг № 3: Организуйте хранение счетов после оплаты, чтобы получить к ним при необходимости быстрый доступ



Следующей проблемой организации счетов, квитанций и других платежных документов является необходимость создания простой системы регистрации счетов, квитанций и чеков, чтобы отслеживать и разделять еще не оплаченные счета от уже оплаченных, а также хранить определенное количество времени те счета, которые Вам могут понадобится, чтобы при необходимости на них сослаться. 

Большинство чеков нет смысла хранить очень долго, достаточно лишь зафиксировать в графике факт их оплаты. Но основную массу квитанций и счетов, а также документов, подтверждающих факт их оплаты необходимо хранить довольно длительный период времени (желательно в течение 3-х лет, которым определяется срок исковой давности, а также в случае необходимости заявления, например, налоговых вычетов, т.к. Вы вправе заявить вычет за 3 предыдущих года по определенным произведенным расходам). Некоторые документы об оплате придется хранить и в течение гораздо длительного количества времени, например, если у Вас долгосрочный кредитный договор.

Все квитанции об оплате за текущий год я храню прямо в финансовом органайзере, разделив их на основные категории (соответствующие ежемесячным платежам). А в начале следующего года я перекладываю все платежные документы в коробку с документами, в которых они уже хранятся 3 и более лет (необходимое количество времени). 

Другим вариантом хранения оплаченных счетов  в течение года является способ их хранения без разбивки на категории, а просто по месяцам, с использованием для этого (например)  папки с 12 отсеками, соответствующими месяцу года. По истечении календарного года Вы можете просто убрать эту папку в архив для последующего 3-х летнего хранения, освободив место для счетов года текущего. В этом случае, чтобы найти нужный счет, Вам нужно будет просто обратиться к папке соответствующего месяца.

папка А4 12 отделений на резинках NEON Ассорти




Шаг № 4: Заведите ежегодную привычку избавляться от старых оплаченных счетов, чтобы избавиться от документов, которые Вам больше не понадобятся



Последним шагом в решении проблемы организации платежных документов является необходимость создания расписания очистки Вашей системы регистрации документов.

В конце каждого года или в самом начале следующего (как делаю я), переложите все свои оплаченные счета за текущий год (при условии, что все они уже были к тому моменту оплачены) в отдельное место хранения. Если Вы использовали для хранения счетов папку с 12 отделениями по месяцам года, просто переложите эту папку для хранения в архивную коробку, где будете уже хранить в течение ближайших 3-х лет.

Очистите также архивные папки. Как только Вы добавляете новые счета за прошедший год к своему архиву, выбросите счета 4-х летней давности (это не касается платежей по долгосрочным договорам или платежей, по которым у Вас имеются споры).

Такая система поможет воспрепятствовать захламлению Вашего архива и разгрузит количество необходимых документов, которые Вы вынуждены хранить в течение определенного количества времени. Удостоверьтесь, что Вы удалили идентифицирующую Вас информацию перед тем, как выкинуть платежные документы, чтобы воспрепятствовать хищению информации о Ваших персональных данных и платежных реквизитах.




Расскажите мне в комментариях к этому посту о том, как организована система учета платежных документов у Вас. Есть ли у Вас проблемы с их организацией и как Вы их решаете.

Я буду рада, если Вы приложите фото органайзеров, ящиков, коробок и других средств по организации счетов. У Вас уже организована и налажена система учета? Похвастайтесь!

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Похожие сообщения: