среда, 24 сентября 2014 г.

Основы организации домашнего офиса




Какого бы размера не был Ваш дом, работаете ли Вы полноценный рабочий день в офисе или трудитесь на дому, скорее всего у Вас в доме есть небольшой рабочий стол с ноутбуком или компьютером, или даже полноценная отдельная комната, выделенная и обустроенная под домашний офис. Именно такое место в доме мы и будем условно именовать "домашним офисом". Даже если это мини-офис на кухне прямо на обеденном столе, где стоит ноутбук, а Вы лишь изредка используете его для ведения домашней бухгалтерии или оплаты счетов.

How to Organize Files


Конечно, если Вы уже занимались организацией входящих документов, организацией контактной информации, организацией хранения паролей, используете для планирования домашний органайзер, Вы решили большую часть проблем и по крайней мере часть Вашего домашнего офиса неплохо организована.

Но если Вы все-таки используете свой домашний офис, в том числе и для выполнения в какой-то части рабочих вопросов на дому (или даже полностью работаете из дома), Вы должны иметь ввиду, что необходимо сразу интегрировать рабочие вопросы и документы в организационную систему Вашего домашнего офиса, даже если Вам приходится работать из дома от силы раз в месяц. Не стоит игнорировать даже такую возможность. Ваше пространство в полной мере должно отвечать всем необходимым Вам потребностям.


Шаг № 1: Определите цели (Ваши потребности) и выделите место для Вашего домашнего офиса. Размусорьте его

Storage-Smart Family Office


Первым шагом в решении организационной проблемы Вашего домашнего офиса - это удостовериться, что Ваш офис отвечает всем необходимым задачам. Нужен ли Вам компьютер или ноутбук, храните ли Вы свой домашний органайзер, почту или счета, проверяете домашнее задание Вашего ребенка, звоните по телефону по самым различным делам?  А может быть Вы используете рабочее пространство для хранения документов, необходимых Вам для полноценной работы на дому?

Хватает ли Вам места для выполнения всех этих функций? Достаточно ли Вам свободного рабочего пространства? Есть ли место для хранения (хотя бы временного) необходимых Вам документов?

Если нет, оглянитесь и подумайте. Возможно стоит определить другое место в Вашем доме для размещения домашнего офиса? Подумайте, какие документы Вам действительно необходимы для работы, сколько места для их хранения нужно. Можно ли часть документов (или архив) хранить где-то в другом месте.


Если для размещения домашнего офиса Вы выбрали комнату, которую используете для других целей, например, спальню, кухню или гостиную, просто задумайтесь на минутку обо всех функциях этой комнаты и удостоверьтесь, что Вы выделили достаточно пространства для домашнего офиса и при этом не вытесняете другие функции этой комнаты, создавая помехи другим, не менее важным задачам, которые должно решать ущемляемое пространство.

Classic Charm


Решив, каким функциям будет служить Ваш домашний офис, какие документы Вы будете в нем хранить, займитесь размусориванием. Уберите все лишнее, разберите документы. Выбросите все ненужное. Например, если Вы решили разместить в своем офисе только наиболее часто используемые документы, уберите на хранение в другое определенное Вами место архивы. 
Не торопитесь.  Убедитесь, что консолидировали все необходимые Вам для работы документы, особенно, если до этого они были рассеяны у Вас по всему дому. :)

В то же время, собрав все необходимое для хранения и использования в домашнем офисе, не оставляйте все это в виде стопко-свалки, не зная, что с этим делать. Помните, что если Вы работаете из дома, Вы должны более серьезно отнестись к определенному Вами в качестве домашнего офиса месту, чтобы выполнять работу наиболее эффективно, отделив рабочие документы от остальной части всего, что будет храниться в Вашем офисе, но не будет напрямую связано с работой. Кроме того, попробуйте отделить пространство, выделенное Вами для домашнего офиса, от другой части комнаты. Если у Вас не получится выделить целую комнату для работы, Вы удивитесь, как самый простой экран или межкомнатная перегородка могут улучшить Ваши умственные способности и поможет сфокусироваться на работе, когда это необходимо.


Шаг № 2. Обустройте свой домашний офис согласно необходимым потребностям

Family Workzone

Вот небольшой минимум всего необходимого, что Вам может потребоваться для обустройства Вашего домашнего офиса:
  • Просторная рабочая область для работы (предпочтительно стол, конечно);
  • Удобный стул;
  • Выдвижные ящики с картотекой для хранения документов (коробки, ящички и т.п.);
  • Оргтехника (компьютер, принтер, телефон и т.п.);
  • Возможно даже небольшая машинка для уничтожения бумаг;
  • Мусорная корзина;
  • Папки и самые различные канцелярские принадлежности и расходные материалы (бумага, возможно запасные картриджи и т.д.).

How to Organize Files



Шаг № 3: организуйте и уберите свой стол (рабочее пространство)

Wax On, Wax Off - Finishing Up the Studio Desk

Следующим шагом в решении организационных проблем домашнего офиса будет убрать весь посторонний материал с Вашего стола или другого используемого рабочего пространства. Ваша цель - оставить на столе только действительно необходимые и ежедневно используемые предметы. Все остальное необходимо хранить в другом месте (выдвижном ящике или картотеке, коробке или специально выделенном контейнере).

Возможно это одна из самых сложных задач - решить, что действительно оставить на столе. Но поверьте, это поможет Вам максимально сфокусироваться на работе. Ведь цель организации домашнего офиса в первую очередь - это сэкономить время, а чистый рабочий стол - ключ этого процесса.


Полностью уберите все со стола, протрите его, чтобы убрать возможно образовавшуюся на нем пыль. Затем поставьте оргтехнику (компьютер, принтер, телефон). Это действительно необходимые для работы за столом предметы. Если же Вы используете принтер не очень часто, возможно стоит подумать, чтобы разместить его и аналогичную ему технику (сканер и т.п.) в шкафчиках рядом со столом (быть может даже выдвижных - для удобства).

После размещения оргтехники, можно добавить и другие необходимые элементы. Ставя их на стол, подумайте и оцените каждый предмет. Действительно ли я буду использовать его ежедневно? Как часто я его использую?

Конечно от небольшой вазочки с цветами или фотографии ребенка хуже не будет. Даже на минуту остановив взгляд на приятной любимой вещи или фотографии, Вы сможете немного расслабиться и отдохнуть от работы.

Уделите немного времени организации проводов от оргтехники и всего, что Вы будете подключать к Вашему компьютеру. Упавшие за стол провода, когда они так необходимы, могут просто выбивать Вас из колеи и испортить рабочий настрой. Вот такие вот самые обычные скрепки для бумаг, прикрепленные к столу помогут легко и быстро решить эту проблему. Если провода идентичные, Вы можете их промаркировать.

Clever Storage Ideas You Never Thought Of!


Если же все-таки Вам необходимо разместить на столе больше предметов, чем Ваш стол может вместить, подумайте, может стоит увеличить рабочее пространство? Или задействуйте ближайшую стену для размещения на ней, например, с помощью рейлингов канцелярские принадлежности (календари и расписания)? Такая стена может (при необходимости) превратиться в полноценный семейный командный центр.


После того, как Вы закончили с размещением всего необходимого на Вашем рабочем столе, разберите все выдвижные ящики, удалив все ненужное, рассортировав и разложив по категориям необходимое.

Используйте для организации ящиков коробки или небольшие контейнеры. Сортируйте предметы по типу использования. Оставьте только то, чем Вы действительно довольно часто пользуетесь. И конечно же, все предметы должны быть готовы к использованию. Не стоит складывать скрепки от степлера далеко от него, чтобы в случае необходимости иметь возможность быстро найти расходные материалы и заменить их.

Your Own - Daily System

Заведите привычку очистки Вашего рабочего стола после каждого завершения работы. Старайтесь также размусоривать свой стол время от времени. Потратьте после выполнения работы несколько минут, уберите документы в папки и файлы, иначе в дальнейшем Вам придется потратить гораздо больше времени на уборку стола.



Шаг № 4: Организуйте используемые в работе принадлежности (канцелярию, бумагу и т.д.)


Rolled Up

Соберите все принадлежности в одном место и организуйте их. Для людей, у которых есть дети, возможно выполнить эту задачу будет проще, т.к. зачастую Вам приходится гораздо чаще разбирать ручки и бумаги на столах Ваших детей.

Лучше не складывать ручки и карандаши в выдвижные ящики. Иногда это может приводить к их переполненности и затруднению организации внутреннего пространства. Воспользуйтесь лучше настольными органайзерами и покупайте канцелярские товары по мере их использования. Не храните больше, чем Вам необходимо. Ручки могут просто засохнуть. Лучше пополняйте периодически Ваши запасы.

Примерно раз в месяц можно также проверять канцелярские принадлежности и расходные материалы, заносите в список покупок все, что необходимо докупить.

Шаг № 5. Выберите удобные решения для хранения


Color Coordinate

Последним шагом в решении организационной проблемы домашнего офиса будет выбор оптимального использования пространства для хранения документов и всего, что еще должно поместиться. При необходимости, составьте список всего того, что Вы храните в своем домашнем офисе. Посмотрите на сайтах канцелярских и товаров для дома различные решения для хранения, которые подойдут лучше всего именно Вам.


Постарайтесь выбрать такие решения, которые бы позволили:
  • получить по-возможности быстрый доступ ко всем необходимым материалам;
  • использовать пространство по максимуму.
Не стоит покупать просто понравившиеся по какой-либо причине предметы (цвет, оформление). Каждое пространство уникально. Подумайте о хранении в нем всего необходимого. Где Вы планируете хранить те или иные предметы? У Вас небольшой шкафчик? Выдвижные ящики или полки на стенах? Вы точно считаете это лучшим решением именно для Вас? Вспомните, какое пространство Вы использовали для хранения этих предметов ранее. Выбранные Вами ранее решения для хранения Вас устраивали или нет? Если нет, то почему? Постарайтесь учесть все эти моменты. Составьте список прежде, чем пойти в магазин за покупками.

File It Away


Подумайте также о возможности задействовать стены или даже внутреннюю часть фасадов шкафчиков, полки должны быть удобными (отрегулируйте при необходимости высоту). Подберите для каждой вещи или группы вещей подходящее место. Разложите на хранение предметы по категориям. Купите удобные коробки, корзинки или контейнеры. 

Конечно, если у Вас достаточно пространства, подумайте о шкафах (какие Вам лучше подойдут? открытые или закрытые?).

Perfect Office Setup

Вы удивитесь, но большинство идей для организации гардероба могут подойти и для домашнего офиса. Подвесные или выдвижные полки или корзины, органайзеры с кармашками для хранения обуви - неплохое решение для хранения канцелярских принадлежностей или даже бумаги. Подойдите к решению этого вопроса креативно. И не забудьте о маркировке для быстрого поиска необходимого!

удачной организации!


Комментариев нет:

Отправить комментарий

Похожие сообщения: